Privacybeleid ACE

Laatst bijgewerkt: 13 oktober 2026

1. Wie we zijn

ACE ("Accountancy Centralized") is een webplatform voor Belgische accountants- en auditkantoren. Dit beleid legt uit welke persoonsgegevens ACE verwerkt, waarom, hoe lang, en welke rechten u hebt.

• Accountgegevens (uw naam, e-mailadres, aanmeldgegevens): ACE is verwerkingsverantwoordelijke.
• Dossiergegevens die een kantoor in ACE verwerkt (boekhouding, vaste activa, leningen, personeel en lonen, bestuurders en aandeelhouders van cliënten): het kantoor is verwerkingsverantwoordelijke. ACE treedt op als verwerker en verwerkt die gegevens enkel op instructie van het kantoor.

Contact voor privacyvragen: support@ace.accountant.

ACE wordt aangeboden door Agentic Solutions BV, Kleinhoefstraat 5 bus 34, 2440 Geel, België, ondernemingsnummer BE 1043.908.357. In dit beleid betekent "ACE", "wij" of "ons" deze onderneming.

2. Welke gegevens we verwerken

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, wachtwoord (enkel als onomkeerbare hash), taal, tijdzone, profielfoto, aanmeldmethode, instellingen voor tweestapsverificatie en API-sleutels.
• Kantoorgegevens: naam en ondernemingsnummer van het kantoor, leden, hun rollen en uitnodigingen.
• Dossiergegevens van cliënten: naam, ondernemingsnummer, btw-nummer en adres van de onderneming, boekhoudgegevens (rekeningschema, dagboeken, boekingen, relaties, verkoop- en aankoopfacturen, openstaande posten, budgetten, vaste activa, leningen, btw-aangiften, jaarrekening) en documenten zoals aankoopfacturen.
• Personen die bij een cliënt betrokken zijn (bestuurders, aandeelhouders, contactpersonen): naam, geboortedatum en -plaats, geslacht, nationaliteit, rijksregisternummer, identiteitskaartnummer, adres, e-mailadres, telefoonnummer, mandaten en aandelen.
• Personeel van cliënten: naam, contactgegevens, geboortedatum, functie, data van in- en uitdiensttreding en loongegevens (lonen, looncomponenten en loonboekingen).
• Koppelingsgegevens: toegangstokens voor Exact Online en AdminPulse en de aanmeldgegevens voor Yuki, altijd versleuteld opgeslagen.
• Technische gegevens: IP-adres, browser- en apparaatgegevens, foutmeldingen, en feedback die u via de app instuurt (met bijlagen en een schermafbeelding van de pagina).

3. Hoe we gegevens verzamelen

• Van uzelf: bij registratie, in uw profiel, en wanneer u gegevens invoert of documenten uploadt.
• Via aanmelden met Google of Microsoft, als u daarvoor kiest: uw naam, e-mailadres en profielfoto.
• Via een collega die u uitnodigt voor het kantoor: uw e-mailadres en rol.
• Via koppelingen die het kantoor zelf activeert. ACE haalt de gegevens op met de toestemming die u bij die partij geeft:
  • Exact Online (enkel lezen): administraties, relaties, rekeningschema, dagboeken, boekingen, boekperiodes, verkoop- en aankoopfacturen en -orders, openstaande posten, budgetten, vaste activa, afschrijvingsmethodes, medewerkers, loongegevens en bijhorende documenten.
  • Yuki: boekhoudgegevens en vaste activa van de administraties.
  • AdminPulse: cliënten, contactpersonen en mandaten.
• Automatisch: via functionele cookies (zie punt 9), serverlogs en foutmonitoring.

4. Waarvoor we gegevens gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens alleen voor de doeleinden hieronder. We verkopen ze niet en gebruiken ze niet voor reclame.

5. Met wie we gegevens delen

We schakelen de volgende verwerkers in. Ze krijgen alleen de gegevens die ze voor hun taak nodig hebben.

Exact Online, Yuki en AdminPulse ontvangen geen gegevens van ACE: ACE leest er enkel gegevens uit, op initiatief van het kantoor. Waar een partij gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, gebeurt dat op basis van een adequaatheidsbesluit (zoals het EU-VS-gegevensprivacykader) of de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie. We geven gegevens aan overheden alleen wanneer de wet ons daartoe verplicht.

6. Hoe lang we gegevens bewaren

We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel waarvoor we ze verzamelden.

Verwijderde gegevens kunnen nog een beperkte tijd in back-ups staan, tot die automatisch worden overschreven.

7. Hoe we gegevens beveiligen

• Alle verkeer met ACE loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS).
• ACE draait in datacenters van Amazon Web Services in Frankfurt, binnen de EU.
• Wachtwoorden bewaren we enkel als onomkeerbare hash. Toegangstokens en aanmeldgegevens voor koppelingen versleutelen we met AES-256-GCM.
• U kunt tweestapsverificatie inschakelen. Aanmeldpogingen zijn beperkt en beschermd tegen bots.
• De gegevens van elk kantoor zijn afgeschermd van die van andere kantoren. Binnen een kantoor bepalen rollen wie wat mag.
• Medewerkers van ACE hebben alleen toegang tot uw gegevens wanneer dat nodig is voor support of beheer.
• Elke wijziging aan ACE wordt nagelezen en getest voor ze in productie gaat.

8. Uw rechten

U hebt het recht om uw gegevens in te zien, te laten verbeteren of verwijderen, de verwerking te laten beperken, bezwaar te maken en uw gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen.

• Een verzoek indienen, ook een verzoek tot verwijdering: mail naar support@ace.accountant. We antwoorden binnen een maand.
• Toestemming intrekken voor een koppeling: verbreek de koppeling in ACE onder Koppelingen. U kunt de toegang ook intrekken bij Exact Online, Yuki of AdminPulse zelf. ACE haalt daarna geen gegevens meer op.
• Dossiergegevens: het kantoor is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke. Richt uw verzoek in de eerste plaats aan het kantoor; wij helpen het kantoor om het te beantwoorden.
• Klacht: u kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Cookies

ACE gebruikt alleen functionele cookies die nodig zijn om de app te laten werken. We gebruiken geen analytische of advertentiecookies.

Op het aanmeldscherm kan Cloudflare Turnstile een eigen cookie plaatsen om bots te weren. Daarnaast bewaart ACE enkele weergave-instellingen in de opslag van uw browser, zoals uw recente dossiers en de kolommen die u toont.

10. Wijzigingen en contact

We kunnen dit beleid aanpassen, bijvoorbeeld wanneer ACE nieuwe functies of verwerkers krijgt. De datum bovenaan toont de laatste versie. Bij belangrijke wijzigingen verwittigen we u per e-mail of in de app.

Vragen over dit beleid of over uw gegevens? Mail naar support@ace.accountant of schrijf naar Agentic Solutions BV, Kleinhoefstraat 5 bus 34, 2440 Geel.